Der automatisierte Puklikationsimport ist über den autorisierten Zugang, Menü “Administration” erreichbar. Im folgenden Dialog kann eine Datei mit Publikationsdaten im XML-Format (FACTScience-Export) hochgeladen werden, entweder durch Eingabe des vollständigen Pfadnamens oder über ein Dateiauswahlmenü (“Browse...”).
Publikationen, die bereits in der Datenbank enthalten sind (erkennbar an der eindeutigen Publikations-ID), werden automatisch überschrieben. Falls alle Personen (Autoren und Editoren) eindeutig anhand der Personalnummern identifiziert werden können, wird die Publikation ebenfalls ohne Benutzerinteraktion übernommen und der Einrichtung (Lehrstuhl oder Institut) zugeordnet, der der erste Autor angehört.
Falls keine eindeutige Zuordnung möglich ist, wird ein Dialog angezeigt, in dem die Autoren und Editoren festgelegt werden können. Über den Knopf “Personenverwaltung” kann eine im UnivIS verzeichnete Person ausgewählt oder ein neuer Personeneintrag angelegt werden. “Extern” vermerkt den Autor oder Editor als externe, nicht im UnivIS gespeicherte Person. Wurde die Person über die Personalnummer eindeutig identifiziert, wird lediglich der Name und die zugehörige Einrichtung angezeigt. Die Publikation wird zunächst an die Einrichtung angegliedert, der die erste Person angehört, die eindeutig identifiziert werden konnte. Ist eine Zuordnung nicht möglich, wird zu “Einträge auf dieser Ebene” gewechselt. Über den Navigationsbereich im oberen Teil des Dialogs kann eine andere Einrichtung ausgewählt werden.
Der Knopf “Nicht importieren” bricht den Import für diese, “Abbruch” für alle folgenden Publikationen ab. “Sichern” speichert die Publikation und vermerkt die Personalnummern in den Personendatensätzen der Autoren und Editoren. Existieren bereits Publikationen mit demselben Titel, wird eine Warnung ausgegeben. In diesem Fall kann gewählt werden, ob die Publikation trotzdem importiert werden soll.