Abbildung 10.3: Publikationstyp auswählen
Möchten Sie eine weitere Publikation eintragen, drücken Sie auf der Auswahlseite (Abb. 10.1) den Knopf Neue Publikation, worauf das in Abbildung 10.3 gezeigte Formular erscheint. Sie sehen eine Liste von zehn Publikationstypen, von denen Sie nun den für Ihre Publikation passenden auswählen. Da die benötigten Angaben für die verschiedenen Typen in vielen Punkten voneinander abweichen, bietet UnivIS für jeden Publikationstyp ein entsprechend angepasstes Eingabeformular an. Hinweis: Da es nicht möglich ist, den Typ einer Publikation nachträglich zu ändern, sollten Sie sich also genau überlegen, von welchem Typ die neu einzutragende Publikation ist, bevor Sie auf Auswählen drücken.
UnivIS bietet folgende Publikationstypen zur Auswahl:
Hinweis: Bei Hochschulschriften und Tagungsbänden unterscheidet das System zwischen Verlagsveröffentlichungen und Publikationen, die ausschließlich hochschulintern veröffentlicht wurden. Wählen Sie bitte immer die passende Variante aus!
Um zu dem gewünschten Eingabeformular zu gelangen, markieren Sie in der in Abbildung 10.3 gezeigten Auswahl den entsprechenden Typ und drücken anschließend den Knopf Auswählen.
Für alle Publikationstypen sind einige Felder bei der Eingabe zwingend, weitere Angaben können zusätzlich angegeben werden. Für alle Typen existiert das Eingabefeld „URL“ in das Sie einen Link auf die Publikation selbst bzw. auf eine WWW-Seite mit weiteren Informationen über die Publikation eintragen können, sowie ein Feld Stichworte. Die Angaben in diesem Feld werden nicht mit den anderen Publikationsdaten angezeigt, sondern werden später als Suchbegriffe für die Suche nach Publikationen auf der Publikationensuchseite Verwendung finden.
Hinter allen Eingabefeldern für Autoren-, Herausgeber- und Veranstalternamen befinden sich – wie in Abb. 10.4 gezeigt - zwei Auswahlknöpfe mit der Beschriftung „extern: ja/nein“. Beim Anlegen einer neuen Publikation sind alle Knöpfe mit „nein“ voreingestellt. Übernimmt man diese Voreinstellung, so versucht UnivIS beim Speichern der Publikation die passenden Personen aus seiner Personendatenbank auszuwählen und zeigt im Erfolgsfall den Vor- und Nachnamen der Person als Autor bzw. Herausgeber der Publikation an. Findet UnivIS keinen passenden Personeneintrag, erscheint die in Abb. 10.5 gezeigte Seite. Sie können darin entweder einen anderen Namen angeben, oder sich durch einen Klick auf den Knopf Personenverwaltung die Liste der an Ihrer Einrichtung eingetragenen Personen anzeigen lassen. Aus dieser Liste können Sie dann den gewünschten Eintrag auswählen und anschließend zur Publikationenverwaltung zurückkehren. Falls UnivIS mehrere passende Personeneinträge findet, erscheint die in Abb. 10.6 gezeigte Auswahl. Dem Namen der Person folgt zur Unterscheidung in eckigen Klammern der Name der Einrichtung an der die jeweilige Person eingetragen ist. Klicken Sie die gewünschte Person an und setzen Sie anschließend durch Betätigen von Änderungen durchführen das Abspeichern der Publikation fort.
Häufig soll eine Person, die nicht an Ihrer Hochschule tätig und demzufolge auch nicht im UnivIS erfasst ist, als Mitautor oder Herausgeber einer Ihrer Publikationen eingetragen werden. In diesem Fall setzen Sie – wie in Abb. 10.4 für den oberen Eintrag gezeigt – den Schalter „extern“ auf „ja“. Beim Speichern des Datensatzes sucht UnivIS die Person nun nicht in seiner Personendatenbank, sondern übernimmt den von Ihnen eingegebenen Text unverändert. Hinweis: Sie sollten bei der Eingabe von externen Personen die Reihenfolge „Nachname, Vorname“ (Komma nicht vergessen!) einhalten, da diese Reihenfolge auch für die aus dem UnivIS stammenden Personendaten gewählt wird.
Die Einstellung „extern: ja“ kann überdies auch dazu verwendet werden, um den Namen einer Einrichtung als Veranstalter einer Tagung in den Publikationstypen „Artikel in Tagungsband“, „Tagungsband (als Verlagspublikation)“ und „Tagungsband (nicht im Verlag erschienen)“ einzutragen (s. z.B. Abb. 10.9).
