Abbildung 2.1: Dreistufige Hochschulsstruktur
Im Unterschied zu Standardprogrammen, die Sie lokal auf Ihrem Rechner starten, läuft das eigentliche UnivIS-System auf einem zentralen Rechner (UnivIS-Server). Sie treten mit dem System über Ihren WWW-Browser in Kontakt, wobei beliebig viele Personen gleichzeitig auf das System zugreifen können.
Ähnlich dem konventionellen Verfahren, bei dem Sie Papierformulare ausgefüllt haben, schickt Ihnen der UnivIS-Server über das Internet Formulare zu, die in Ihrem Browser angezeigt werden. Wenn Sie das elektronische Formular ausgefüllt haben, schicken Sie es wieder an den zentralen Server zurück, wo dann Ihre Daten, soweit möglich, auf Korrektheit überprüft und in die Datenbank übernommen werden. Von diesem Zeitpunkt an sind Ihre Daten global verfügbar. Obwohl Sie die Daten jederzeit wieder ändern können, sollten Sie daher bereits bei der Ersteingabe auf Korrektheit Ihrer Daten achten!
Bis zu einem bestimmten Stichtag müssen die Daten vollständig von Ihnen eingegeben worden sein, da sie dann für die Erstellung der gedruckten Verzeichnisse abgezogen werden. Diese Stichtage werden allen registrierten Benutzern geeignet mitgeteilt. Außerdem werden sie zusätzlich im Hauptmenü des UnivIS bekanntgegeben.
Das UnivIS geht von einer maximal dreistufigen, baumartigen Gliederung der Hochschule aus, die zum größten Teil von ihrem Organisationsbescheid abgeleitet ist. Von der Wurzel des Baumes ausgehend befinden sich auf der ersten Ebene die Fakultäten/Fachbereiche und andere zentrale Einrichtungen wie z.B. die Hochschulleitung oder die Hochschulverwaltung. Auf der zweiten Ebene befinden sich die Bereiche, z.B. die Institute, falls es sich bei der übergeordneten Einrichtung um eine(n) Fakultät/Fachbereich handelt, oder z.B. die (Zentral)abteilungen der Hochschulverwaltung. Die „Blätter“ des Baumes auf der dritten Ebene bilden die Teilbereiche wie z.B. Lehrstühle, Professuren oder Referate (s. Abb. 2.1). Bei der Struktur von Fachhochschulen fehlt oft die zweite Ebene.
Im weiteren werden wir in diesem Benutzerhandbuch – als den allgemeineren Fall - immer von einer dreistufigen Hierarchie ausgehen. Wer, davon abweichend, an seiner Hochschule eine zweistufige Hierarchie vorfindet, dürfte trotzdem keine Verständnisprobleme haben.
Die im UnivIS erfassten Lehrveranstaltungs-, Personen-, Institutions- und Raumdaten sind unter der entsprechenden Einrichtung auf der untersten Ebene in den Blättern des Strukturbaumes abgelegt. So werden Lehrveranstaltungen des Lehrstuhls für Sensorik im UnivIS unter dem zum Teilbereich „Lehrstuhl für Sensorik“ gehörenden Blatt gespeichert, Personendaten von Mitarbeitern des Referates Z/1 der Hochschulverwaltung dagegen im Blatt „Referat Z/1“.
Die Daten der im UnivIS registrierten Benutzer werden ebenfalls in einem Blatt der maximal dreistufigen Hierarchie abgelegt, d.h. die Benutzerdaten von Mitarbeitern des Sensorik-Lehrstuhls sind ebenfalls im Blatt „Lehrstuhl für Sensorik“ gespeichert.
Um die in einem Blatt des Strukturbaumes gesammelten Daten vor unberechtigten Schreibzugriffen durch andere Benutzer zu schützen, beinhaltet UnivIS ein umfangreiches Rechteüberprüfungssystem, das wie folgt aufgebaut ist:
Jeder registrierte UnivIS-Benutzer erhält bei der Einrichtung seines Zugangs durch den Systemadministrator lediglich Schreibrechte auf diejenigen Teile des Strukturbaums, die er zur Erledigung seiner Arbeiten benötigt. Ein Lehrstuhlmitarbeiter wird zumeist nur Schreibrechte auf seinen eigenen Lehrstuhl auf der untersten Ebene (Teilbereich) besitzen. Er ist damit in der Lage, die UnivIS-Daten dieses Lehrstuhls zu verändern. Auf die Daten anderer Lehrstühle, Institute oder Fakultäten kann dieser Benutzer hingegen nur lesend zugreifen. Eine Institutssekretärin, die häufig Daten sämtlicher zum Institut gehörigen Lehrstühle modifizieren muss, erhält hingegen Schreibrechte auf den dem Institut entsprechenden Knoten auf Bereichsebene. Mit diesem Recht ausgestattet, kann sie nun auf die Daten des Instituts sowie der untergeordneten Lehrstühle schreibend zugreifen. Den Mitarbeitern einer Fakultäts-/Fachbereichsverwaltung werden üblicherweise Schreibrechte auf die/den gesamte(n) Fakultät/Fachbereich erteilt, so dass sie Daten sämtlicher Bereiche (Institute) und Teilbereiche (Lehrstühle) ihrer eigenen, nicht aber anderer Fakultäten/Fachbereiche bearbeiten können. Die Systemadministratoren dürfen sogar auf den gesamten Strukturbaum schreiben, und sind damit in der Lage, Änderungen an der Hochschulstruktur durchzuführen, wie dies z.B. bei der Einrichtung eines neuen Lehrstuhls notwendig ist. Die individuelle Vergabe von Schreibrechten an registrierte Benutzer garantiert somit, dass nur ein eingeschränkter Kreis von Berechtigten die Daten einer Einrichtung modifizieren kann.
Das Recht in einem Teilbereich eines Überschriftenbaumes Lehrveranstaltungen einzuordnen ist an die Institution gebunden. In der Institutionenverwaltung kann ein Administrator einen Teilbereich des Überschriftenbaumes der Institution und damit dem Datenpfleger dieser Institution zugänglich machen. Voraussetzung dafür ist das Schreibrecht auf diese Institution und das Schreibrecht auf mindestens den Teil des Überschriftenbaumes, der zugeordnet werden soll. Genaueres hierzu finden Sie in den Kapiteln ”Institutionenverwaltung“ und ”Überschriftenverwaltung“.